Convenção de Haia: o que é, como funciona e quais seus benefícios?

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Para que você entenda todos os detalhes sobre o que é a Convenção de Haia, é importante falarmos que o início deste acordo se deu em meados da década de 1950. A partir da orientação do Conselho da Europa, decidiram criar essa Convenção para facilitar os processos de legalização de documentos produzidos em países estrangeiros.

Continue a leitura deste artigo e entenda melhor sobre o que foi acordado na convenção, bem como a recente adesão do Brasil.

O que é a Convenção de Haia?

Em 29 de Janeiro de 2016, por meio do Decreto 8.660, aconteceu o que era mais esperado por brasileiros residentes ou que pretendem residir no exterior, o Brasil aderiu à Convenção de Haia. Até essa data, o Ministério das Relações exteriores e o consulado eram responsáveis por autenticar os documentos.

O processo era caro e muito burocrático, e isso entrava em contradição com os novos tempos, em que cada vez mais a procura é por aumentar as relações comerciais entre os países, intensificando o processo de globalização.

A convenção entrou em vigor em 21 de Janeiro de 1965, e a partir dessa data os requisitos para legalização de documentos foram abolidos, começando um novo modelo para reconhecimento de documentos públicos estrangeiros.

Para fazer valer os documentos, não é mais necessário passar pelo consulado e Ministério das Relações exteriores, basta uma apostilagem em uma autoridade designada pelo governo do Brasil. Por esse motivo, a convenção é vista como um tratado de maior sucesso entre os mais de 112 países que fazem parte do acordo.

Em terras brasileiras, a convenção é regulamentada pelo Conselho Nacional de Justiça, logo este órgão é competente para decidir sobre qualquer assunto que envolva a autenticação de documentos estrangeiros.

Como funciona?

Sempre que for necessário apresentar algum documento em outro país, é a apostila de Haia deve ser requisitada para validação do mesmo. Para isso, o país deverá fazer parte do acordo e o documento deverá ser de caráter público.

Depois que o Brasil aderiu à Convenção de Haia, o processo para autenticação de documentos estrangeiros ficou mais rápido e fácil. Antes disso, era muito demorado, pois era preciso passarpelo Ministério das Relações Exteriores, Ministério da Justiça e pelo Itamaraty. Mas toda essa burocracia foi eliminada após o acordo e agora basta somente ir a um cartório autorizado para solicitar a Apostila da Convenção.

Segundo o art. 60da Convenção, o Estado contratante que deverá determinar suas respectivas autoridades competentes e a quantidade de órgãos que executarão essa função. Lembrando que essas autoridades são competentes também para determinar se haverá necessidade de documentos adicionais tais como averbações, traduções, cópias, etc. Visto que cada Estado possui suas particularidades que regem o direito interno, bem como aspectos culturais diversos.

No Brasil, ficou decidido que o Conselho Nacional de Justiça é o responsável por estabelecer as regras para a apostilagem de documentos internacionais. A Associação dos Notários e Registradores do Brasil também está sendo treinada para habilitar os cartórios para trabalharem com registros concernentes à Convenção.

Foram habilitados alguns cartórios para realizar a apostilagem. (Fonte da imagem: https://pixabay.com)

É importante ressaltar que inicialmente somente os cartórios das Capitais foram habilitados para essa função. E a habilitação foi feita de acordo com os padrões do Serviço Eletrônico de Informações, onde os cartórios autenticarão os documentos com um QR Code. Este código permite o acesso por meios digitais do documento original. Dessa forma, os envolvidos terão acesso aos documentos de forma bem rápida.

Dentre as funções dos cartórios responsáveis por autenticar os documentos estrangeiros, podemos destacar a autenticação de documentos, a emissão de apostilas, o registro de procedimento de forma eletrônica e o esclarecimento de quaisquer dúvidas relativas ao serviço de apostilagem, entre outras funções.

A autenticação da assinatura, da função ou cargo exercido pelo cidadão também pode ser solicitada através do Cartório 24 horas, que é um serviço on-line disponível para atender essas solicitações. Lembrando que podem entregar documentos apostilados também no exterior, dessa forma todo o processo pode ser simplificado e com um menor custo.

Os preços variam de acordo com o estado em que for solicitada a apostilagem. Por exemplo, em Minas Gerais custa R$25,81 e, em São Paulo, R$107,10. O estado paulista é também onde se encontra a tarifa mais alta. Os cartórios prestadores de serviço são quem definem os custos e a forma de pagamento de acordo a Resolução CNJ 228/2016.

Caso você necessite destes serviços, a lista dos cartórios participantes poderá ser consultada no site do Conselho Nacional de Justiça. Depois, basta ir ao cartório indicado na cidade de sua escolha, para validar os documentos. Tudo isso, de forma simples e ágil, já que antes demorava até 40 dias. Muitas pessoas até desistiam, pois os documentos até perdiam a validade devido tanta demora.

É importante ressaltar também que os Estados de destino são responsáveis pela fiscalização das autoridades competentes para realizar a apostilagem e também quaisquer alterações que venham a ocorrer em seus representantes. Há casos em que a autoridade perde a condição perante o depositário ou que perde a competência para apostilar determinados documentos.

Quais documentos posso apostilar?

Somente documentos de fé pública podem ser apostilados. (Fonte da imagem: https://pixabay.com)

São apostilados somente documentos públicos, estes emitidos por autoridades competentes e designados pelo poder público de determinado Estado para que sejam reconhecidos legalmente. Os documentos oriundos desse processo de apostilamento não têm validade no país de origem, somente no de destino.

A convenção de Haia determinou alguns tipos de documentos que podem passar pelo processo, são eles: tradução pública, documentos notariais, documentos administrativos, declarações oficiais e documentos originados de uma autoridade ou de funcionário dependente de qualquer jurisdição do país.

Os documentos administrativos contemplam certidões de nascimento, óbito e casamentos internacionais, certificado médico, boletins de ocorrência policiais, diplomas de escolaridade, concessões de patentes, recenseamento, propriedade intelectual, registros de empresas nas juntas comerciais, registros imobiliários, transações comerciais, investimentos financeiros no exterior, dentre outros cabíveis nessa modalidade.

Antes da Convenção os diplomas escolares não eram considerados documentos públicos, logo alguns não eram aceitos no exterior. A partir da adesão do Brasil ao acordo de Haia, os certificados escolares passaram a serem documentos públicos e aceitos nos países participantes da Convenção.

Mesmo com o acordo, alguns países exigem que seja realizada a tradução juramentada dos documentos emitidos no exterior. As cópias autenticadas também podem ser apostiladas.

Como exemplos de atos notariais, podemos citar juramentos, comprovantes de função exercida pelo cidadão solicitante, solicitação de vistos de estudo, cidadania ou residência no exterior, realocação de família, certidão de bons antecedentes etc.

É importante ressaltar também os documentos oriundos de autoridades, principalmente aqueles expedidos por advogados, oficiais de justiça e promotores. Essas autoridades estão aptas a emitirem documentos relativos a procedimentos de adoção de crianças estrangeiras, processos judiciais que envolvam outro país, propriedade intelectual, direitos autorais etc.

Vale mencionar ainda os documentos em que não se aplicam as regras estabelecidas na Convenção, são eles: documentos expedidos por agentes diplomáticos ou consulares, documentos a serem apresentados em países que não fazem parte do acordo e documentos administrativos relacionados a operações mercantis ou que envolvam a alfândega.

Por fim, como já foi decretado que o Brasil já faz parte da Convenção de Haia, países como Portugal e Espanha, por exemplo, já emitiram um aviso para informar que todos os documentos emitidos pelo Brasil para serem reconhecidos necessitam ser apostilados.

Quais são os países aderidos?

Vários países já foram beneficiados com a convenção. (Fonte da imagem: https://pixabay.com)

Muitos países já aderiram à Convenção de Haia, realizando a supressão da exigência da legalização dos atos públicos estrangeiros. Dessa forma, facilita o intercâmbio nas relações bilaterais, principalmente para os estudantes que desejam realizar cursos no exterior.

Veja abaixo a lista dos países participantes de acordo com o continente ao qual se insere.

Na África: África do Sul, Seychelles, Suazilândia, Botswana, Burundi, Cabo Verde, Lesoto, Libéria, Malawi, Marrocos, Maurícia, Namíbia, São Tomé e Príncipe.

Europa: Albânia, Alemanha, Andorra, Antiga República Iugoslávia da Macedônia, Áustria, Azerbaijão, Bósnia e Herzegovina, Bulgária, Bélgica, Croácia, Dinamarca, Eslováquia, Eslovênia, Espanha, Finlândia, França, Geórgia, Grécia, Irlanda, Islândia, Lituânia, Luxemburgo, Noruega, Nova Zelândia, Polônia, Portugal, Reino Unido a e Irlanda do Norte, República Checa, Sérvia, Suécia, Suíça, Turquia, Ucrânia, Bielorrússia, Chipre, Estônia, Federação Russa (Eurásia), Hungria, Itália, Letônia, Liechtenstein, Malta, Mônaco, Montenegro, Países Baixos, República da Moldávia, Romênia, San Marino.

Américas: Antígua e Barbuda, Argentina, Granada, Panamá, Paraguai, Peru, Venezuela, Uruguai, Suriname, Bahamas, Barbados, Belize, Brasil, Chile, Colômbia, Costa Rica, Dominica, El Salvador, Equador, Estados Unidos da América, Honduras, México, Nicarágua, República Dominicana, Santa Lúcia, São Cristóvão, São Vicente e Granadinas, Trinidad e Tobago.

Ásia: Armênia, China (Macau), China (Hong Kong), Quirguistão, Uzbequistão, Bahrein, Brunei Darussalam, Cazaquistão, Coreia, Índia, Israel, Japão, Mongólia, Omã, Tajiquistão.

Oceania: Austrália, Ilhas Cook, Fiji, Ilhas Marshall, Niue, Samoa, Tonga, Vanuatu.

Quais são os benefícios desta Convenção?

A tão sonhada participação do Brasil no acordo de Haia traz inúmeros benefícios para quem necessita dos serviços que envolvem solicitação e reconhecimento de documentos. A apostilagem tem como principal função autenticar a assinatura em um documento, garantindo que este pertence ao seu portador, bem como que foi emitido por autoridade oficial e que possui validade no país de destino.

É importante ressaltar que a autenticação não garante o conteúdo, somente a assinatura, logo deve ser acompanhado de uma indicação sobre o caráter limitado, assim preconiza o artigo 5 da Convenção.

Para os empreendedores esta foi uma grande conquista, visto que facilita as relações comerciais internacionais. Antes os documentos tinham que percorrer vários Ministérios e ainda o Itamaraty, agora basta ir a um cartório para autenticá-los.

Os estudantes também foram muito beneficiados com esse Decreto de adesão ao acordo, já que foramagilizado os processos relativos à concessão de vistos e candidaturas às vagas para estudantes em estabelecimentos de ensino estrangeiros. Sem contar que facilita a autenticação dos diplomas obtidos nos países que participam da Convenção, bem como de documentos pessoais, certificados de proficiência em línguas estrangeiras e de naturalização.

Vale lembrar que o Banco Mundial confirmou também que o acordo de Haia potencializa a realização de negócios entre os países participantes, impulsionando a economia e o processo de globalização.

São muitos os efeitos positivos da Convenção, assim os investimentos estrangeiros aumentarão beneficiando a economia e garantido a competitividade. Há também uma grande economia nos recursos públicos, pois os Ministérios da Justiça, das Relações Exteriores e o Itamaraty estão livres dessa função.

Como você percebeu, a adesão de um país à Convenção de Haia é sem dúvida um grande passo para redução da burocracia e aprimoramento das relações comerciais entre os países. Pois em um mundo globalizado as fronteiras devem ser rompidas e os processos devem tornar-se ágeis e eficientes.

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